Многие сделки в Иу начинаются с разговора: павильон, калькулятор, рукопожатие, фото визитки. Эта неформальность отчасти и объясняет, почему рынок работает так быстро, но именно здесь любят начинаться проблемы. Как закупочный агент в Иу мы применяем простое правило к каждому заказу, каким бы маленьким он ни был: ничего не уходит в производство и ни одна сумма не переводится, пока вся сделка не записана в листе заказа, который обе стороны видели и подтвердили. В этой статье разберём, что должен фиксировать такой документ и почему эта дисциплина помогает и покупателю, и продавцу.
Одно уточнение, прежде чем начать. Это практическая статья о ведении записей, а не юридическая консультация. Мы не юристы, мы не знаем вашей юрисдикции и не делаем никаких заявлений о том, имеет ли какой-либо документ юридическую силу где бы то ни было. Если вам нужна договорная защита, обращаться следует к юристу по вашему собственному выбору, в идеале знакомому с внешнеторговыми сделками. Дальше речь пойдёт о вещи более скромной и в повседневной работе более востребованной: о ясной общей записи того, о чём договорились.
Зачем вообще записывать
Потому что память ненадёжна, а перевод ещё хуже. Заказ, согласованный устно у павильона, проходит минимум через два языка, несколько пересчётов единиц в голове и шум рынка, где продавец за день поговорит с десятками покупателей. Все действуют добросовестно, и все запомнят разговор немного по-разному. Покупатель помнит цену за упаковку в коробки. Продавец помнит её за упаковку в полиэтиленовые пакеты. Никто не врёт. Просто записи нет, а значит, сверять нечего.
Письменный лист заказа решает эту проблему для обеих сторон, и продавцы это знают, поэтому хорошие продавцы любят такой документ не меньше нас. Он защищает павильон от покупателя, который клянётся, что согласованное количество было меньше, точно так же, как защищает покупателя от товара, приехавшего не в том цвете. Когда поставка приходит на наш склад в Иу, именно по листу заказа она проверяется, строка за строкой. Без него проверка превращается в угадывание.
Что должен фиксировать лист заказа
Тест для каждой строки такой: могут ли два разумных человека прочитать её и представить себе разное? Если да, формулировку нужно ужесточить. Вот что включаем мы.
Стороны и реквизиты
Полное название поставщика и номер павильона, телефон и имя конкретного человека, с которым вы вели дела. Реквизиты вашей компании. Номер заказа по вашей собственной системе, дата и, если товар должен соответствовать подтверждённому образцу, строка об этом с датой образца. Сам контрольный образец, опечатанный и сохранённый, описан в нашей статье об образцах; лист заказа, это место, где он упоминается письменно.
Товар, описанный всерьёз
Название товара и артикул поставщика, плюс фотография, встроенная или приложенная, потому что снимок заканчивает больше споров, чем абзац текста. Затем спецификация: материал, размер, вес, цвет с кодом или физическим образцом вместо слова «синий», функциональные детали и какая маркировка нанесена на сам товар. Для всего электрического или имеющего возрастную градацию укажите, какая маркировка и документация требуется для вашего рынка. Выяснить, какие требования применяются, ваша домашняя работа как импортёра, вместе с вашими собственными консультантами, но как только вы их знаете, записываются они именно здесь.
Упаковка, полностью
Штук в пакете или внутренней коробке, внутренних коробок в экспортной коробке, размеры и вес брутто коробки и что на ней напечатано. Упаковка кажется мелочью ровно до момента, когда вы представляете себе коробку на 288 штук, а продавец представляет коробку на 144, и тогда каждое количество и каждая оценка фрахта у вас неверны вдвое. Это самый частый пробел, который мы видим в заказах, составленных покупателями самостоятельно.
Цифры
Цена за единицу с указанием валюты, количество по каждой позиции в штуках и коробках, суммы по строкам и итог заказа. Пропишите, что входит в цену: упаковка по спецификации, доставка до названного места, погрузка или нет. В Иу цену часто называют с доставкой до местного склада включительно, но «часто» не значит «согласовано», поэтому запишите, как именно у вас. Если существуют расходы на пресс-форму, печатную форму или образцы, им положены отдельные строки, а не жизнь в чьей-то голове.
Даты и поставка
Дата поставки, записанная как дата, а не как «около трёх недель», и место поставки, для большинства наших клиентов это склад консолидации, с адресом на китайском для водителя. Если заказ привязан к букингу контейнера или к сезону, укажите это в листе. Продавец, который видит, что ваш товар идёт на загрузку в фиксированную дату, относится к сроку иначе, чем тот, кто думает, что коробки просто полежат.
Условия оплаты
Размер депозита, когда наступает срок остатка и каким способом пройдёт оплата. Механика платежей поставщикам в Иу и то, как обычно движутся депозиты и остатки, разобраны в отдельных статьях нашей денежной серии, поэтому здесь скажем только одно: какую бы структуру вы ни согласовали, живёт она в листе заказа, и каждый сделанный платёж должен быть записан напротив неё с датой и референсом.
Что происходит, если что-то не так
Самый полезный и реже всего записываемый раздел. Короткое, простое описание того, чего обе стороны ожидают, если количество окажется неполным, если товар не совпадёт с образцом или если дата сдвинется. Это может быть замена бракованных штук, согласованный вычет из остатка или довложение товара в следующий заказ. Мы не говорим вам, каким должно быть средство защиты, и не говорим, чего всё это стоит в суде, потому что это ровно та территория, где нужна ваша собственная юридическая консультация. Из опыта мы можем сказать одно: средство защиты, обсуждённое заранее, письменно, пока все настроены дружелюбно, это разговор. То же самое, поднятое впервые после проблемы, это ссора.
Язык, подтверждение и печать компании
Делайте лист двуязычным, на английском и китайском, в две колонки, чтобы версия, которую подтверждает продавец, была версией, которую можете прочитать вы. Документ, понятный только вам, сделал лишь половину своей работы.
Затем получите видимое подтверждение. В китайской деловой практике компании используют зарегистрированную печать, и документ с оттиском печати компании имеет реальный вес в том, как китайские фирмы относятся к своим обязательствам. Подпись человека, с которым вы вели дела, плюс печать там, где её удаётся получить, вот что просим мы. Обратите внимание, что это тихо делает ещё одну вещь: название на печати говорит вам, с какой компанией вы на самом деле торгуете, а это не всегда очевидно по павильону. Этому посвящена наша статья о павильонах и фабриках.
Подтверждение через мессенджеры в Иу крайне распространено, и чёткое фото подписанного листа заказа с печатью, отправленное с известного аккаунта поставщика, намного лучше, чем ничего. Сохраняйте всю переписку. Сообщения, согласующие изменения, тоже часть записи, а изменения нормальны: цвет становится недоступен, дата сдвигается. Когда это происходит, исправьте лист, перенумеруйте его как версию два и получите подтверждение исправления тем же способом. Лист заказа, который больше не соответствует реальности, это приманка ровно для того недопонимания, которое он должен был предотвратить.
Привычка и есть защита
Ничего из этого не занимает много времени, когда шаблон уже существует. Наш занимает страницу или две на поставщика, а заполнение в конце рыночного дня, это минут двадцать печатания на заказ. На фоне контейнера товара двадцать минут ничто, а дисциплина меняет поведение обеих сторон ещё до всякого спора: то, что описано точно, чаще и делается точно. Записывайте, получайте подтверждение, поддерживайте актуальность и берите полноценную юридическую консультацию для всего, что выходит за рамки самой записи. Такое сочетание даёт примерно столько определённости, сколько эта торговля вообще предлагает, и по нашему опыту этого обычно достаточно.